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东华大学审计处审计档案管理办法

 

第一条 为了加强审计档案的管理、规范审计档案工作,根据《东华大学档案管理办法》《东华大学内部审计规定》《第2308号内部审计准则》制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指东华大学审计处(以下简称:审计处)及所属审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案工作,是指审计处对应纳入审计档案的材料(以下简称:审计档案材料)进行收集、整理、立卷、移交、保管(移交档案馆前)的活动。

第四条 审计处设立兼职档案员,负责审计档案工作:

1.对收到的档案材料进行检查,对不符合归档要求的材料要求项目负责人予以补充完善;

2.按照立卷原则和方法进行归类整理,并按审计项目完成立卷工作。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷;

3.对移交档案馆前的档案负责保管,确保审计档案的安全;

4.办理审计档案的调阅手续;

5.协助档案馆办理到期档案的销毁手续;

6.其他档案工作。

第五条 审计项目实施结束后,项目负责人应当及时收集审计档案材料,并移交给档案员,项目负责人对审计档案的质量负主要责任。

第七条 审计档案应当真实、完整、有效、规范。

第八条 项目负责人应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第九条 审计档案材料主要包括以下几类:

1. 立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

2. 证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

3. 结论类材料:审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象对审计报告的反馈意见等;

4. 备查类材料:被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十条 审计档案材料应当按下列四个单元排列:

1. 结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

2. 证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

3. 立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

4. 备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十一条 审计档案内每组材料之间的排列要求:

1. 正件在前,附件在后;

2. 定稿在前,修改稿在后;

3. 批复在前,请示在后;

4. 批示在前,报告在后;

5. 重要文件在前,次要文件在后;

6. 汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十二条 纸质审计档案的编目、装订和移交应当符合东华大学档案馆的归档要求。

第十三条 项目负责人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,起证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十四条 审计处设置兼职电子档案管理员,负责审计项目电子档案的归集和集中备份。

第十五条 对审计项目收集的档案材料可在条件允许的情况下进行电子化,电子档案应由项目负责人应参照第十条进行归类并保存,同时提交电子档案管理员。

第十六条 电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。

第十七条 档案员按档案要求完成立卷后,按照学校规定移交档案馆。

第十八条 审计档案的保管和利用遵照《东华大学档案管理办法》执行。

第十九条 本办法自发布之日执行,未尽事宜按照《东华大学档案管理办法》执行。         


版权所有:2014年 东华大学审计处