东华大学审计处审计档案管理办法

第一条 为了加强审计档案的管理、规范审计档案工作，根据《东华大学档案管理办法》《东华大学内部审计规定》《第2308号内部审计准则》制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指东华大学审计处（以下简称：审计处）及所属审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案工作，是指审计处对应纳入审计档案的材料（以下简称：审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管（移交档案馆前）的活动。

第四条 审计处设立兼职档案员，负责审计档案工作：

1.对收到的档案材料进行检查，对不符合归档要求的材料要求项目负责人予以补充完善；

2.按照立卷原则和方法进行归类整理，并按审计项目完成立卷工作。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷；

3.对移交档案馆前的档案负责保管，确保审计档案的安全；

4.办理审计档案的调阅手续；

5.协助档案馆办理到期档案的销毁手续；

6.其他档案工作。

第五条 审计项目实施结束后，项目负责人应当及时收集审计档案材料，并移交给档案员，项目负责人对审计档案的质量负主要责任。

第七条 审计档案应当真实、完整、有效、规范。

第八条 项目负责人应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料，并归集形成审计档案。

第九条 审计档案材料主要包括以下几类：

1. 立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

2. 证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

3. 结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象对审计报告的反馈意见等；

4. 备查类材料：被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十条 审计档案材料应当按下列四个单元排列：

1. 结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

2. 证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

3. 立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

4. 备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十一条 审计档案内每组材料之间的排列要求：

1. 正件在前，附件在后；

2. 定稿在前，修改稿在后；

3. 批复在前，请示在后；

4. 批示在前，报告在后；

5. 重要文件在前，次要文件在后；

6. 汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十二条 纸质审计档案的编目、装订和移交应当符合东华大学档案馆的归档要求。

第十三条 项目负责人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，起证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十四条 审计处设置兼职电子档案管理员，负责审计项目电子档案的归集和集中备份。

第十五条 对审计项目收集的档案材料可在条件允许的情况下进行电子化，电子档案应由项目负责人应参照第十条进行归类并保存，同时提交电子档案管理员。

第十六条 电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。

第十七条 档案员按档案要求完成立卷后，按照学校规定移交档案馆。

第十八条 审计档案的保管和利用遵照《东华大学档案管理办法》执行。

第十九条 本办法自发布之日执行，未尽事宜按照《东华大学档案管理办法》执行。