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浅谈集中采购专项稽核
发布时间: 2015-04-17 浏览次数: 29

  浅谈集中采购专项稽核

  

 加强集中采购专项稽核对维护企业经济利益,提高资金使用效益具有重要意义。稽核部门通过对集中采购活动全方位、多层次的稽核监督,能有效督促各职能部门严格执行集中采购工作程序,进一步提升企业的采购管理水平。

 列入集中采购目录的项目都应采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式组织实施,公开招标为优先采用的方式;邀请招标、竞争性谈判和询价等方式,须在符合适用条件并履行审批程序的基础上才能使用。

  本文结合工作实践,就加强集中采购专项稽核谈一下个人粗浅的看法。

  

    一、当今市场的现状和内控中存在的问题

  ()市场的现状

  当今的市场给集中采购工作提供了一个更广阔的空间,能在更大范围内以更灵活的方式,选择、比较、谈判等择优而取。但同时也给集中采购管理带来一系列的难题:

  1.产品及服务供应渠道广泛。有些供应商通过不法手段,以次充好,以假充真,给集中采购产品及服务质量带来一定难度。

 2.市场价格差异较大。目前,由于各供应商成本差别较大,不同厂家、不同渠道的同一产品在价格上存在较大差异,若集中采购时不能“货比三家”,就会在资金上造成浪费。

  3.产品及服务质量参差不齐。如同一种功能的产品,其质量、性能会存在差异,加之有些供应商受利益驱动,用不正当手段竞争,极易造成产品及服务质量差、价格高,给企业带来损失。

 ()集中采购存在的问题

  1.集中采购管理制度不够完善,难以应对市场变化和企业发展的要求。在企业内部,体现在内控制度不够健全、集中采购计划编制不到位、项目立项依据不合理、集中采购管理程序不够严密等,容易造成集中采购的盲目性和随意性;在外部,主要体现在市场变化快,价格波动大,同类功能产品较多,目前的集中采购制度难以应对瞬息万变的市场情况。

  2.个别采购项目集中采购数量少,采购形式单一,监督难度大。因需求数量少,品种单一,致使集中采购额度低,供应商积极性不高,大多数产品只能采取单一来源采购和询价等监督难度大的采购形式,其前期调研工作若未做好,信息公开程度低,容易造成主观采购,质量难以保证等问题。

  3.集中采购招评标过程流于形式。个别采购项目评标组人员及人数不符合制度要求,没有达到规定的人数或者奇数要求,致使内控制度落实不到位,难以形成牵制。

  

    二、建立集中采购的稽核机制

        ()建立集中采购内部评价制度。评价内容主要包括:内部是否独立设置了专门集中采购领导小组;采购、验收、保管、使用这四个不相容的环节是否相互分离并相互制约;有无相应的集中采购内部控制制度,并对内控制度的科学性、完整性、方法措施的适用性、有效性和执行情况进行评价。以此来揭示集中采购管理中存在的薄弱环节和存在的漏洞,提出有针对性的改进意见,促进建立和完善集中采购管理体系。

  ()建立集中采购专项稽核制度。进行集中采购专项稽核就是要对集中采购的全过程进行稽核。主要应抓好以下几个环节的稽核:

  1.采购的立项环节的稽核。稽核的内容包括:采购立项的手续是否符合规定;是否组织专家组进行了可行性评估;专家组的评审是否依据有关规定;对于集中采购前是否进行了充分的市场调研,对产品的性能、技术参数、规格型号、售后服务等是否进行了认真的论证等。

  2.采购计划环节的稽核。稽核的内容包括:计划的编制是否符合实际;是否坚持轻重缓急、合理安排、保证重点的原则;计划的内容是否完整;是否符合年度工作安排;计划与预算是否衔接;计划有无变更,若有变更是否严格按规定的程序补报计划等。

  3.招投标环节的稽核。招投标全过程可分为前期考察、制定招标文件、发布招标公告、开标评标定标、到货验收等几个阶段。重点要关注以下两个阶段:即制定招标文件阶段和开标评标定标阶段。

  稽核的内容包括:首先,制定招标文件阶段。招标文件是否完整、合规;是否包括对招标项目的技术要求、对投标人的资格审查标准、投标报价要求和评标标准、办法等所有实质性要求和拟签订采购合同的主要条款;技术要求是否正确,是否满足需要;对投标人的资格要求是否清楚,确定的评标标准和方法是否公平可行、合理;是否含有限制或排斥潜在投标人的内容等。其次,开标评标定标阶段。招标方式的选择是否符合规定;是否在规定时间停止接收投标文件;投标人是否具备投标资格;是否当场检查投标文件的密封情况;评标委员会的产生及组成是否符合规定;评标过程是否公正、保密;评标委员会是否严格按招标文件确定的评标标准和方法评标;开标评标定标程序是否符合规定等。

  4.采购合同及验收环节的稽核。稽核的内容包括:采购合同条款是否合法、合规;是否根据招标文件和中标人的投标文件签订;合同条款是否完整,文字表述是否严密;合同文本是否规范;供应商是否严格按合同规定供货;验收组是否进行验收,质量如何,有无购入设备品种、规格、技术性能等指标与要求不符的情况等。

  ()建立集中采购的后评估制度。后评估的目的是对已完成的采购项目的目的、执行过程、效益、成果、成本、程序、作用和影响进行系统的、客观的分析,确定项目预期的目标是否达到,项目的立项或规划是否合理有效,项目的主要效益指标是否实现,为项目实施运营中出现的问题提供改进意见,从而达到提高采购项目投资效益的目的。因此,建立集中采购的后评估机制,有利于及时总结项目经验,进一步提升集中采购管理水平及资金使用效益。(中国太平保险集团稽核中心季德福)

 

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